Что такое архив? Архив Что такое архив

Архив

Архи́в

сущ. , м. , употр. сравн. часто

Морфология: (нет) чего? архи́ва , чему? архи́ву , (вижу) что? архи́в , чем? архи́вом , о чём? об архи́ве ; мн. что? архи́вы , (нет) чего? архи́вов , чему? архи́вам , (вижу) что? архи́вы , чем? архи́вами , о чём? об архи́вах

1. Архив - это учреждение, занимающееся хранением и описанием различных документов прошлого: рукописей, фотографий, карт и т. д.

Государственный исторический архив. | Архив документальных фильмов.

2. Архив какого-либо учреждения - это место (отдел, комната, шкаф), где в определённом порядке хранятся старые документы, которые не актуальны в данное время.

Сдать дело в архив. | Поискать в старых архивах что-либо.

3. Чей-либо архив - это собрание писем, рукописей, документов, фотографий и т. п., которые связаны с жизнью и работой какого-либо человека, организации и т. д.

Личный архив Толстого. | Семейный архив.

Толковый словарь русского языка Дмитриева . Д. В. Дмитриев. 2003 .

Смотреть что такое "архив" в других словарях:

- (лат. archivum). Место хранения оконченных дел в каком либо присутственном месте. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. АРХИВ лат. archivum. Место хранения оконченных дел какого либо присутственного места … Словарь иностранных слов русского языка

АРХИВ. А. называют, во первых, учреждение, на обязанности к рого лежит хранение документальных источников, во вторых помещение, в к ром хранятся документы, и в третьих самые собрания источников (собрания архивных материалов). Последние принято… … Литературная энциклопедия

АРХИВ, архива, муж. (лат. archivum). 1. Учреждение для хранения старых документов и письменных памятников. Архив иностранных дел. Военно исторический архив. Работать в архивах. 2. Отдел учреждения, где хранятся старые документы, книги, оконченные … Толковый словарь Ушакова

архив - а, м. archives pl., нем. Archiv, лат. archivum. 1. Учреждение, занимающееся хранением, систематизацией и описанием письменных и графических памятников прошлого. БАС 2. 4 человека из них <секретарей> учинены будут сберегателями Архивов… … Исторический словарь галлицизмов русского языка

- (латинское archivum, от греческого archeion присутственное место), учреждение или его часть, хранящая документы; совокупность документов, образовавшихся в результате деятельности учреждений, предприятий и отдельных лиц. Современные крупные архивы … Современная энциклопедия

Сдать в архив.. Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений. под. ред. Н. Абрамова, М.: Русские словари, 1999. архив картотека Словарь русских синонимов … Словарь синонимов

- (archive) Хранилище документов, магнитных дисков и лент, содержащих редко востребуемую информацию. Многие компьютерные пользователи имеют собственные архивы, состоящие из копий дисков или лент, содержащих необходимую информацию. В случае… … Словарь бизнес-терминов

В информатике организованная совокупность информационных массивов или программ, длительно хранимых на внешних машиночитаемых носителях с целью обеспечения возможности их дальнейшего использования. По английски: Archive См. также: Архивные… … Финансовый словарь

архив - [В.А.Семенов. Англо русский словарь по релейной защите] архив В автоматизированных системах управления совокупность массивов или файлов, обеспечивающих хранение и постоянную доступность всей информации, необходимой для нормального… … Справочник технического переводчика

Архив - (от гр. archeion присутственное место, учреждение; лат. archivum; англ. archive, Record Office, registry) 1) совокупность документов, снимков, корреспонденции, рукописей, дел, относящихся к деятельности какой либо организации или гражданина.… … Энциклопедия права

- (лат. archivum от греч. archeion присутственное место),..1) учреждение или его часть, хранящая документы2)] Совокупность документов, образовавшихся в результате деятельности учреждений, предприятий и отдельных лиц … Большой Энциклопедический словарь

Архивоведение - это научная дисциплина, которая занима­ется изучением и разработкой теоретических, методических и организационных основ архивного дела. Объектом изучения теории и практикиархивного дела являются текстовые доку­менты на бумажной основе, научно-технические, кинофото­документы, звукозаписи, микрофильмы и другие документы на различных документальных носителях, как подлежащие архивному хранению, так и хранящиеся в архивах.

Архивами называются учреждение или структурное подраз­деление организации, осуществляющие хранение, комплек­тование, учет и использование архивных документов; а также совокупность документов, образующихся в результате деятель­ности учреждений, обществ или отдельных лиц.

Различают государственные архивы с постоянным и спере-менным составом документов. Постоянно хранят документы центральные архивы общероссийского значения. Государ­ственные архивы с переменным составом документов - это районные и городские архивы, которым не предоставлено право постоянного хранения материалов; они временно хранят документы, поступающие из учреждений районного (город­ского) звена, сельских учреждений.

Помимо государственных архивов существуют архивы в каждом учреждении, организации. Такие архивы называют­ся ведомственными. Госархив получает дела, обработанные под контролем ведомственного архива. Государственные и ведомственные архивы различаются в правовом положении: госархивы - самостоятельные учреждения; ведомственные архивы в большинстве случаев - структурные подразделения организаций.

2.2. Единица хранения, дело

Классификационные принципы группировки единиц хране­ния. Отдельная группа документов, которые учитываются в архиве под самостоятельным номером, представляет собойединицу хранения. Обычно архивные материалы объединены по тематическому признаку или по видам документов, также это может быть отдельно выделенный документ. Каждая еди­ница хранения являетсяучетно-классификационной единицей в пределах архивного фонда. Группируются единицы хранения с учетом следующих классификационных принципов:

структурный принцип применяется для группировки дел по их принадлежности к структурным подразделениям, в дея­тельности которых они образовались;

хронологический принцип служит для группировки дел с учетом периодов времени (год, месяци т.д.), к которому от­носятся документы;

отраслевой, функциональный, тематический, предметно-вопросный принципы используются для группировки дел в соот­ветствии с отраслями деятельности и функциями фондообра-зователя, по темам или вопросам, отраженным в содержании документов;

номинальный принцип используется для группировки дел по их роду (дела, сборники, книги, журналы и т.д.) и видам документов (приказы, протоколыи т.д.);

корреспондентский принцип служит для группировки дел по названиям учреждений или лицам, в результате переписки с которыми были заведены эти дела;

географический принцип употребляется для группировки дел по определенным территориям, с которыми связаны авто­ры, корреспонденты или содержание документов.

Дело как единица хранения. Как правило, единицей хране­ний является дело. Если оно состоит из нескольких частей, то каждая из них представляет собой единицу хранения.

Дело - это обособленная, связанная по содержанию со­вокупность документов учреждений, предприятий, органи­заций. Дела относятся к одному вопросу, событию, объекту и объединены единым процессом делопроизводства.Описание дел предполагает выявление и письменное обозначение на их обложках следующих обязательных характеристик: 1) название организации и ее структурной части; 2) индекс дела по но­менклатуре; 3) заголовокдела; 4) крайние даты; 5) количество листов; 6) срок хранения; 7) архивный шифр. Эти характери­стики в совокупности составляют элемент информации о деле, являющейсяописью.

Характеристики дел, отличающихся от основного состава фонда по языку, способу воспроизведения, материалудополня-ются характеристиками с указанием этих особенностей. Дела, имеющие особо ценные документы, при их описании сопро­вождаются аннотацией, а также сведениями о подлинности, степени полноты и способе воспроизведения этих документов. При описании многотомных дел вводится характеристика, указывающая номер тома.

Отдельные структурные элементы описи дела. Состав и форма изложения информационных характеристик при описании дел с учетом дифференцированного подхода к описанию зависят от категории описываемых документов.

Название учреждения определяет фондовую принадлежность дела. Оно пишется в виде полного и в скобках официально при­нятого сокращенного наименования. Полное наименование учреждения пишется с указанием вышестоящего ведомства, в систему которого данное учреждение входит. Если название учреждения менялось, то на обложке указываются все наиме­нования, которые учреждение имело в период, отраженный в документах дела. В случае, когда дело было заведено в одном учреждении, а закончено в другом, на обложку выносится наи­менование последнего учреждения, так как именно к его фонду следует относить данное дело. Название первого учреждения, если оно зафиксировано на обложке., не зачеркивается.

Вслед за названием учреждения указывается название струк­турной части, к которой относится данное дело. Обозначение этой характеристики обеспечивает быструю классификацию дел в пределах фонда. Если название структурной части ме­нялось, то при обозначении этой характеристики следует по­ступать так же, как при описании названия фонда.

Индекс дела представляет собой условное (цифровое, бук­венное или смешанное) обозначение порядкового номера дела по номенклатуре и структурного подразделения учреждения, к которому относится дело в соответствии с классификацией дел в учреждении. Индексы дел отражают систему организации документов в делопроизводстве. При описании дел в государ­ственных архивах индексы дел, проставленные в делопроиз­водстве, сохраняются, так как облегчают систематизацию, показывают степень сохранности, полноты материалов фонда, способствуют ускорению поиска документов.

Архивный шифр дела определяется на основании описи и пред­ставляет собой совокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела. Архивный шифр является «адресом» каждого дела, его поис­ковым образом, на который даются ссылки при использовании архивных материалов. При использовании документов в печати, вьиаче справок, копий и выписей, а также при выделении не подлежащих хранению документов к уничтожению все ссылки даются на архивный шифр дела, в необходимых случаях в состав ссылочных данных включаются и номера листов дела.

Архивный шифр, состоящий из сокращенного обозначения названия архива, в котором хранится дело, номера фонда, но­мера описи и порядкового номера дела по описи, указывается на обложке дела. Как правило, архивный шифр проставляется на обложке в специальном штампе, изготовляемом типограф­ским способом, или штемпелем.

Датировка. Внутри дела документы должны быть рас­положены таким образом, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Поэтому документы располагаются в хронологическом порядке:входя­щие - по датам их поступления, копииисходящих - по датам их составления (отправления) или по алфавиту авторов и кор­респондентов. Начальная и конечная даты дела называются егокрайними датами, которые могут исчисляться и одним днем, и рядом лет.

Точность датировки зависит от категории фонда и инфор­мационных потребностей, предъявляемых к данному делу. Для распорядительной документации (приказов, протоколов) фондов первой и второй категорий, а также в заголовках, пред­ставляющих собой «дела», рекомендуется указание полной датировки (года, месяца и числа). Такие дела, как «материалы», «переписка» и др., заводимые по номенклатуре дел ежегодно, могут быть датированы лишь годом. Однако, если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложке следует указывать даты начала и окончания каждого тома. Отдельные документы или дела, для которых точная датировка имеет особое инфор­мационное значение (доклады, листовки), также обозначаются точными датами. Датировка в делах фондов третьей категории, как правило, может быть ограничена годом. Для планов, от­четов и других документов, которые датируются в заголовках, даты их составления на обложках дел не указываются. Если в деле имеются документы-приложения за более ранние годы, это оговаривается с новой строки после даты: «Имеются до­кументы за... год».

За основу датировки берутся дата составления (для отпус­ка исходящего документа) и дата получения (для входящего документа). Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Стиль, по которому дело было датировано, не изменяется.

При невозможности точного определения даты приблизи­тельные даты заключаются в квадратные скобки с указанием пределов точности: [не ранее 1927 г.]. При невозможности определения дат на обложке делается соответствующая ого­ворка: «без даты».

Элементы заголовка дела. Дело всегда имеетзаголовок, ко­торый четко и в обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документов дела. При описании доку­ментов в государственных архивах заголовки, составленные в делопроизводстве, уточняются. Если в заголовках неточно или неполно изложены отдельные элементы, то они составляются заново. Основой для составления заголовков дел в делопро­изводстве учреждений, организаций и предприятий служат наименования вложений.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Если дело будет состоять из нескольких томов и частей, то со­ставляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок дела обязательно вносится в опись. Он фиксиру­ется в том виде, как написан на обложке дела, без изменений и сокращений. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми или типовыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, остальные обозначаются сло­вами «то же». При наличии характеристик, присущих только данному делу, они вносятся в опись полностью после слов «то же». Если в деле естьаннотация, то она вносится в ту же гра­фу описи, что и заголовок, но с новой строки, с отступом от левого края графы на 2-3 см. Так же указываются и внешние особенности дела:

обозначение автора предоставляет возможность уяснить подлинный смысл и степень достоверности фактов, изложен­ных в документах дела; корреспондент илиадресат в составе элементов заголовка указывает на те организации и лица, с которыми был связан фондообразователь своей деятельностью;

предмет (вопрос, факт, явление, событие) отражает со­держание документов, освещаемых в деле. В составе заголовка этот элемент имеет особо важное значение и должен быть точно и ясно сформулирован;

географический элемент в составе заголовка показывает территориальные связи фондообразователя. Причем обозначе­ние местности (территории) в деле может относиться к указа­нию местонахождения как авторов документов, так и адресатов и корреспондентов. Кроме того, оно может показывать место событий, отраженных в содержании документов дела;

хронологический элемент (даты начала и окончания дела) обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации дел по хронологическому признаку, облегчает раскрытие исторических связей между со­бытиями и фактами, отраженными в документах дела.

формальные признаки документа содержат указание о подлинности, степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела.

При описании дела, состоящего из одного документа, его заголовок может быть ограничен обозначением вида (разно­видности) документа, его автора, содержания и в некоторых случаях даты. При этом обозначение учреждения - авторадо-кумента необходимо в заголовке, если документ получен из дру­гого учреждения, и опускается, если описываются документы, созданные в данном учреждении. В заголовке дела, состоящего издокумента внешнего обращения, помимо названных данных указывается адресат. При описании дел, состоящих измногих документов, в заголовках в обобщенном виде должны быть обозначены состав этихдокументов и их содержание. При этом обозначение составадокументов не должно заключаться в пере­числении их разновидностей, а обозначение содержания - в перечислении предметов, о которых говорится в тех или иных документах. Главное внимание должно быть обращено на со­ставление суммированной (обобщенной) характеристики со­става документов и предметов, подвергшихся документирова­нию, которая бы ярко и ясно отражала функции и направления деятельности учреждения-фондообразователя.

Обозначение состава документов дела достигается путем указания рода или разновидностей его документов. Родо­вое понятие«материалы» применяется в тех случаях, когда описываемое дело состоит из документов различных разновидностей, относящихся к одному вопросу, но не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Понятие«дело» применяется главным образом в отношении судебных, следственных и личных (персональных) дел. Родовое понятие«переписка» применяется к комплексу документов-запросов и документов-ответов, который возник в результате обмена информацией между учреждениями или лицами по определен­ному кругу вопросов. При описании «переписки» в заголовке дела помимо рода указываются корреспонденты и вопросы его содержания.

Многие функции, направления и участки деятельности учреждении (управление, учет, планирование) документируют­ся путем создания твердо установившихся, стабильных видов и разновидностей документов (приказов, распоряжений, планов, отчетов, инструкций и др.). Так, документы-приказы отражают распорядительные действия руководителя учреждения, доку­менты-протоколы - работу и решения коллегиальных органов. Эти документы объединяются в делопроизводстве в дела по их разновидностям. Обозначение разновидности документов во множественном числе будет одновременно и обозначением рода дела. Описание дела, состоящего из документов одной разновидности, совпадает с описанием одного документа. При описании в заголовке документа распорядительного иликолле­гиального характера (приказы, протоколы) указываются номера этих документов, их авторы, период времени, к которому они относятся, подлинность или копийность документов. Содержа­ние такого рода документов, как правило, не раскрывается, так как оно касается многих вопросов. Содержание не раскрывается и в том случае, если обозначение состава документов дела в за­головке дает обобщенную информацию о его содержании.

Описание документов в заголовке не исчерпывается обо­значением рода дела или разновидности документов, автора документов и времени создания, а требует самостоятельного обозначения предметов их содержания, которое может быть обозначено путем наименования действий, явлений, фактов, событий, лиц, географических наименований, о которых идет речь в тексте документов. К обозначению в заголовках пред­метов необходим дифференцированный подход в зависимости от категории фондов. Так, для уникальных и особо ценных документов отмечаетсяспособ воспроизведения, если это име­ет существенное значение для обозначения их содержания (автограф выдающегося лица, гектографированная подполь­ная листовка и т. д.). К внешним особенностям документов и дел относятся особый материал обложки или переплета, наличие украшений, особый писчий материал, язык доку­ментов (отличный от языка, на котором написаны остальные документы фонда), оригинальные печати, миниатюры. Все эти особенности при описании уникальных и особо ценных документов обозначаются после заголовка, с новой строки, а при аннотировании - после аннотации. На обложке ниже заголовка аннотации указываются дата (год) образования ее в делопроизводстве или крайние даты документов дела. Точность датировки зависит от категории фонда и информационных потребностей, предъявляемых к данному делу.

Количество листов и срок хранения дела. Учет состава дел ведется путем нумерации листов и имеет важное значение, поскольку обеспечивает сохранность отдельных документов внутри дела. В архивной практике установился твердый по­рядок проведения нумерации листов, обеспечивающий учет и сохранность не только отдельных документов, но икаждого листа документа, поступающего в государственный архив. За датой на обложке дела с новой строки указывается количество его листов (например, «на 118 листах»). Обозначение коли­чества листов необходимо в целях контроля и обеспечения сохранности документов дела.

Нумерация листов проводится черным графитным каранда­шом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Обороты листов не нумеруются, имеется в виду, что при ссылке на оборотные стороны листа документа будет простав­ляться номер листа с добавлением букв «об.». Если проводится перенумерация листов дела, то старый номер листа зачеркива­ется косой чертой, но так, чтобы его можно было прочитать.

Не разрешается нумерация листов цветными карандашами, поскольку они неустойчивы при хранении, а при проведении микрофильмирования или фотографирования документа над­пись цветным карандашом не всегда пропечатывается.

В конце каждого дела на отдельном чистом листе делает­ся заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния документов дела.

Ниже количества листов для дел временного хранения указывается срок хранения, а для дел постоянного хранения пишется:«хранить постоянно».

Внутренняя опись дел. К наиболее ценным делам составляет­сявнутренняя опись. В ней перечисляются все документы, входя­щие и состав дела; указываются номера (индексы) документов, ихсодержание, даты, адресаты или авторы документов, номера листов. Внутренняя опись заверяется ее составителем. Листы внутренней описи нумеруютсяособой нумерацией. Количество листов обозначается в заверительной надписи после общего количества листов.

Архивация, или сжатие файлов, представляет собой специальный процесс, предусматривающий снижение объема свободного места на накопителе, которое занимает файл. На сегодняшний день существует достаточно большое разнообразие специальных утилит для сжатия данных. Однако многие даже не понимают, что представляет собой архив. Что такое архив и архивирование, мы рассмотрим в этой статье.

Сразу стоит отметить, что речь в статье идет о компьютерных архивах, а не о ведомственных или каких-либо других. Ведомственный архив - это тема для отдельной статьи, так как он не имеет ничего общего с виртуальным.

Что такое архив?

Многие люди даже не знают, какими преимуществами отличается рассматриваемый процесс. Для тех, кого задается вопросом: «Архив - что такое и зачем он нужен?» - существует достаточно простое пояснение.

Архив представляет собой своеобразный аналог папки, в которой хранится несколько файлов. Однако для того, чтобы открыть эти файлы или же скопировать их в какую-либо другую папку, изначально нужно провести разархивацию. На что уходит иногда достаточно большое количество времени. Стоит отметить, что время, которое требуется для того, чтобы извлечь файлы из определенного архива, непосредственно зависит от того, как именно осуществляется деархивирование, насколько мощный компьютер, а также файлы какого объема будут извлекаться.

Зачем архивируют?

Увеличение доступного объема данных - вот главное предназначение, которое заключает в себе архив. Что такое объем данных и насколько он важен для современных пользователей, вряд ли нужно кому-то объяснять. Ведь даже постоянное развитие современных накопителей и всевозможных не позволяет удовлетворить потребности многих людей.

Второе предназначение архива - это упрощение На сегодняшний день далеко не у всех интернет имеет достаточно высокую скорость для быстрой передачи файлов, поэтому их объем играет большое значение. Учитывая то, что в преимущественном большинстве случаев информация закачивается через специализированные файлообменники, на транслирование файлов с одного компьютера на другой уходит двойное время. Сначала для загрузки на обменник, а потом уже для скачивания непосредственно на компьютер пользователя.

Именно поэтому гораздо проще передавать файлы, предварительно помещая их в стандартный архив. Что такое архив, уже говорилось выше.

Как ахривировать?

На сегодняшний день нет никаких сложностей в том, чтобы найти специализированные архиваторы, каждый из которых отличается своим набором возможностей. Некоторые включают в себя только базовые функции, в то время как другие предоставляют больше возможностей, включая проверку файлов на всевозможные вирусы или же возможность просматривать информацию различного типа, не извлекая ее из архива. Стоит отметить, что достаточно большое количество программ предлагает пользователю выбрать определенный коэффициент сжатия, формируя так называемые самораспаковывающиеся архивы.

Наиболее распространенными вариантами архивов на сегодняшний день принято считать такие, как Zip и RAR. Такие архиваторы изначально устанавливаются практически на все компьютеры и при этом активно развиваются.

Извлечение данных и их архивирование

У пользователя есть возможность полностью самостоятельно выбрать имя для своего будущего архива, а также определить, какое лучше использовать расширение и способ сжатия. В архиве находится определенный ряд файлов и различных папок, а для распаковки нужно будет просто указать путь к той папке, в которую будет осуществляться извлечение. Как говорилось выше, в некоторых современных программах предусматривается возможность предварительного просмотра определенных файлов в режиме «Только для чтения».

В последнее время широким распространением пользуется такая специализированная функция, как создание самораспаковывающихся архивов. Самораспаковывающийся файл-архив - это специализированный тип, который позволяет извлекать файлы без использования каких-либо дополнительных утилит. Ведь на сегодняшний день далеко не на всех компьютерах устанавливаются архиваторы, поэтому нужно как-то обеспечивать возможность извлечения информации таким пользователям. Сам по себе такой вариант представляет собой стандартный файл.exe, который включает в себя непосредственно зашифрованные данные, а также специальный инсталляционный модуль.

Как восстанавливать архивы после их повреждения?

Архив документов - это далеко не самый безопасный вариант хранения большого Так как вследствие тех или иных причин может произойти такая ситуация, что он повредится и извлечь из него файлы будет невозможно. В преимущественном большинстве случаев подобные проблемы возникают вследствие того, что в процессе скачивания архива у пользователя исчезло соединение или же архив повредился из-за воздействия на него стандартной вирусной программы.

Современные разработчики смогли выйти из такой ситуации, использовав специальную функцию «Оставить на диске поврежденные файлы», а также еще одну дополнительную функцию - «Добавить информацию для восстановления». Таким образом, можно значительно увеличить шансы на то, что в конечном итоге распаковка архива окажется удачной и у пользователя появится возможность использовать необходимые ему данные.

Как защититься от несанкционированного доступа?

Еще одной полезной и достаточно популярной функцией является использование паролей, которые позволяют защитить архив от посторонних глаз, исключая возможность его просмотра. При этом не будет возможности также распаковать его, обеспечивая эффективную защиту конфиденциальной и коммерческой информации. Таким образом, вы можете архивировать определенные данные не только для того, чтобы уменьшить их объем или же упростить транспортировку, но еще и чтобы скрыть их от чужих глаз. Особенно рекомендуется делать это тем людям, которые хранят важную на рабочем компьютере, когда есть риск того, что кто-то другой может увидеть ее.

Непрерывный архив

Помимо всего прочего, отдельное внимание следует уделить такому типу, как непрерывный архив. Непрерывный архив в компьютере - это набор файлов, которые представляют собой последовательный поток информации. В таком случае на порядок увеличивается Но при этом обновление, а также последующая распаковка архива осуществляются в течении более длительного времени. И нужно правильно понимать, что если один из файлов в таком архиве получит какие-либо повреждения, то в таком случае уже не будет возможности восстановления информации. Именно по этой причине лучше всего архивировать таким образом, чтобы информацию в конечном итоге можно было восстановить.

Таким образом, непрерывное архивирование редко используется современными компаниями. Архив организации - это в первую очередь безопасное хранилище информации, которое будет защищено от случайного удаления, а также посторонних глаз, поэтому использовать в данной роли непрерывный архив, который может в конечном итоге полностью уничтожить файлы, - далеко не самый лучший вариант.

Вообще то, каждый из нас знает - что такое архив. В архиве хранятся различные документы и прочие необходимые штучки. Но мы здесь не будем говорить про архив министерства обороны , ведь это не шуточки

Мы поговорим с вами про электронные архивы, те архивы, которые хранятся на вашем компьютере. Вы, наверное, уже не раз слышали такие слова: архив, архиватор, заархивируй, разархивируй; а вот что они значат - никто не постарался объяснить. Ну что ж, возьму это тяжкое бремя на себя и постараюсь вам рассказать про это «чудо света».

Во-первых - для чего нужны архивы? В них вы можете хранить различную информацию, от обычных текстовых файлов - до видео материалов. В общем, все, что душе угодно. Сам собой назревает вопрос - зачем эти архивы? Ведь вся информация хранится на винчестере, зачем же ее заключать в архив? Вопросов куча, а ответы последуют ниже.

Для чего нужны архивы - думаю понятно - для хранения файлов. А вот целесообразность этого хранения я и постараюсь вам объяснить!

Например, у вас на компьютере хранятся различные книги и текстовые файлы, которые вы уже все давно перечитали и вам они уже не нужны, но и удалять жалко, так как там хранится весьма полезная информация, которая может когда-нибудь пригодится. А файлы эти занимают у вас на жестком диске приличное место. Скажем, как у меня, около 3 гигабайт. Так вот, вы можете эти файлы заархивировать, и они у вас будут храниться в одном файле, архиве, который вы сможете в любой момент разархивировать и просмотреть содержимое. Причем вес этих файлов у вас будет намного меньше, у меня, 3Гб, после архивирования - превратились в 1,7Гб - чуть ли не в два раза меньше. Очень весомый довод, согласитесь.

Информация в архиве меньше подвержена воздействию повреждений, так как ее можно восстановить. И шанс потери тоже значительно падает. А еще, всем вам известен такой факт - как вирусы и прочие вредоносные коды. К чему я? А к тому, что в архив вирусу попасть намного труднее, как и заразить его.

Поэтому, ваша информация еще оказывается защищенной от вирусов.

Во-вторых - удобность! Здесь я хочу сказать не только про удобность хранения информации, но и про передачу ее через интернет. Если вам надо передать что-то другу по электронной переписке, архив подойдет как нельзя лучше. Особенно, если вам надо передать папку с файлами, неважно с какими, с картинками, музыкой, видео или текстовой информацией. Дело в том, что через интернет нельзя передавать папки, только по одному файлу, а папку, с этими файлами, вы можете заархивировать и передать одним файлом.

В-третьих - надежность! Данные в архиве можно хранить под паролем, и уверяю вас, если вы поставите хороший пароль, достаточно длинный, который будет состоять из цифр, символов, как больших, так и маленьких - такой пароль взломать практически невозможно. На взлом может уйти несколько лет!

Думаю, не один взломщик на такое не пойдет

Ну и последнее, что я хотел сказать - если вы думаете, что не сталкивались с архивами - то глубоко заблуждаетесь! Любая установка программы устанавливается из архива, архивы хранятся в вашей операционной системе, есть, правда не во всех, играх и программах, даже документы Microsoft Office, в которых вы пишите тексты или верстаете таблицы - тоже являются архивами. А программы, которые создают и обрабатывают архивы - называются архиваторами.

Думаю, теперь, вам стало более или менее понятно - Что такое Архив.

В следующих заметках я расскажу вам про наиболее распространенные виды архивов в Windows и программы архиваторы.

Возле заголовков документов на нашем сайте вы видите непонятные обозначения, вроде такого:

Что это значит и зачем мы это пишем?

Это называется «архивный шифр» и служит точным адресом документа.
Расшифровываются буквенные сокращения так:

Государственный архив Российской Федерации. Фонд 111. Опись 5. Дело 669. Листы 342, 347-347 оборот, 374.

Все равно непонятно? Давайте разбираться.

Представьте себе огромное здание, в котором десятки больших хранилищ заставлены стеллажами с документами. Речь идет зачастую о сотнях тысяч дел и миллионах листов. Их, конечно же, нужно сохранить в целости. Но в них еще нужно как-то ориентироваться, знать, где что лежит, уметь быстро найти нужное. Как придумать такую систему классификации документов, чтобы их было легко найти, чтобы вновь поступающие части архивов (например, дела какого-то учреждения за следующие несколько лет) легко соединялись с предыдущими, чтобы связанные друг с другом документы не оказались разрозненными? Этим вопросом много занимались теоретики архивоведения в конце XIX - начале XX в. И пришли к убеждению, что лучший способ - это хранить архивы в соответствии с так называемым «принципом единства происхождения». На самом деле, это очень простая и логичная система. Архивы сохраняются так, как они сформировались - как архивы учреждений или частные, фамильные (человек или учреждение, к которым восходит данный архив, называется «фондообразователь»).

Вы, наверное, уже заметили, пока это читали, что слово «архив» имеет два значения: 1) архив как учреждение, где хранятся архивы, 2) архив как комплекс документов одного фондообразователя: архив писателя, поэта, ученого, архив дворянской семьи, архив завода, министерства, правительственного учреждения. Чтобы отличать первое от второго, архивисты пользуются термином «фонд». Фонд - это и есть архив во втором смысле, архив человека или учреждения, хранящийся в государственном архиве. Каждому фонду присваивается свой номер.

Фонд может быть маленьким, всего из нескольких папок («дел»), а может быть и очень большим, из тысяч и десятков тысяч дел. Дело - это документы, хранящиеся в особой папке, или конверте, и имеющие общий заголовок и номер по описи фонда. Листы в каждом деле обязательно пронумерованы, причем, в отличие от книжных страниц, в архивах принято ставить номер именно на листе. В книжке номер есть на каждой страничке, и на лицевой стороне, и на оборотной. Получается, что на листе книги (физическом листе бумаги) стоит два номера, по одному на каждую страницу. В архивах так не делают, номер ставят только на лицевой стороне - каждому физическому листу бумаги один номер. А если при цитировании нужно сослаться на текст, расположенный на обороте листа, то так и пишут, как в нашем примере: Лист 347 оборот (Л. 347 об.)

Остается объяснить, что такое «опись». Опись - это перечень дел фонда, по порядку, с номером дела и заголовком. А теперь представьте себе, что существует большое учреждение-фондообразователь, которое каждый год (ну, или раз в несколько лет) сдает в государственный архив новую порцию своих документов. То есть этот фонд постоянно пополняется. Тогда поступают так: на документы, сданные за один раз, составляют опись и дают ей номер, и документы в ней нумеруют по порядку (обычно их располагают группами по годам и структурным частям учреждения: материалы секретариата, отдела кадров, других отделов). Когда придет следующая порция документов, на них составят новую опись, дадут ей следующий номер (например: опись 2), и в ней снова пронумеруют дела по порядку, начиная с 1. При этом обе описи, и все последующие, будут относиться к тому же самому фонду. Вот и получается наш архивный шифр: название архивного учреждения, номер фонда, номер описи, номер дела и номера листов.

ГА РФ. Ф. 111. Оп. 5. Д. 669. Л. 342, 347-347 об., 374.